Biuro Rachunkowe LS Łukasz Suchecki
ul. Wały Dwernickiego 117/121 lok. 211
42-200 Częstochowa
tel. +48 512 539 575
WAŻNE: Nie można mylić podatku VAT z podatkiem dochodowym to dwa różne podatki.
VAT, czyli podatek od wartości dodanej (ang. Value Added Tax), w Polsce znany jako podatek od towarów i usług, który jest doliczany do ceny większości towarów i usług. Jest to podatek powszechny w Unii Europejskiej, który jest pobierany na każdym etapie produkcji i obrotu towarami i usługami. Jego celem jest opodatkowanie wartości dodanej do produktów na każdym etapie łańcucha dostaw, od producenta po konsumenta. Jest to dodatkowy podatek dla przedsiębiorstw, które i tak płacą podatek dochodowy.
Jak działa podatek VAT
Zasada działania podatku VAT polega na opodatkowaniu różnicy między wartością sprzedaży a wartością zakupów. Każdy przedsiębiorca, który sprzedaje towar lub usługę, dolicza do ceny netto podatek VAT. Jednocześnie, kupując towary lub usługi od innych przedsiębiorców, płaci podatek VAT (tzw. VAT naliczony). Różnica między VAT-em należnym (od sprzedaży) a VAT-em naliczonym (od zakupów) jest odprowadzana do Urzędu Skarbowego.
VAT płacą wszyscy przedsiębiorcy, którzy dokonują sprzedaży opodatkowanej VAT-em, z wyjątkiem niektórych zwolnień (np. ze względu na niską sprzeda). Ostatecznie ciężar podatku ponosi konsument, ponieważ jest on wliczony w cenę towaru lub usługi.
Obowiązki podatników VAT:
Podatnicy VAT składają pliki JPK wraz z deklaracją VAT, do Urzędu Skarbowego elektronicznie:
JPK_V7M, jeśli rozliczasz się miesięcznie
JPK_V7K, jeśli rozliczasz się kwartalnie.
Podatek VAT - co do zasady - rozliczasz w okresach miesięcznych. Rozliczenie kwartalne mogą (ale nie muszą) wybrać mali podatnicy VAT, których wartość sprzedaży nie przekroczyła w poprzednim roku określonego limitu (zgodnie z art. 2 pkt 25 ustawy o VAT) w 2025r limit wynosi: 2.000.000 EURO.
Terminy składania deklaracji i zapłaty podatku
Musisz złożyć deklarację i zapłacić wynikający z niej podatek VAT
przy rozliczeniu miesięcznym – do 25 dnia następnego miesiąca, na przykład za maj do 25 czerwca, a za czerwiec do 25 lipca.
przy rozliczeniu kwartalnym – do 25 dnia miesiąca następującego po każdym kolejnym kwartale (25 kwietnia, 25 lipca, 25 października, 25 stycznia).
W przypadku, gdy dzień złożenia deklaracji VAT przypada w sobotę, niedzielę lub święto, termin rozliczenia zostaje przesunięty na najbliższy dzień roboczy. Za każdy dzień zwłoki w płatności podatku VAT wykazanego w deklaracji podatnik zostaje obciążony odsetkami. Jeśli kwota odsetek (w 2025) nie przekracza 8,70 zł, przedsiębiorca nie musi ich płacić.
Stawki VAT
Podatek VAT płacisz według stawek:
23% – podstawowa stawka podatku od towarów i usług
8% – stawka obniżona, dotyczy m.in. budownictwa objętego społecznym programem mieszkaniowym, usług związanych z kulturą, sportem, rekreacją
5% – stawka obniżona, obejmuje m.in. podstawowe produkty żywnościowe (np. pieczywo, nabiał), artykuły dla niemowląt, książki i e-booki
0% – stawka preferencyjna, stosowana między innymi w wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów oraz w eksporcie towarów.
Przy zastosowaniu stawki 0 % sprzedawca nie płaci podatku, ale ma prawo do odliczenia VAT od zakupu towarów i usług z związanych z daną transakcją.
Obniżone stawki VAT
1. W załączniku nr 3 do ustawy o VAT znajduje się wykaz towarów i usług opodatkowanych obniżoną stawką podatku w wysokości 8%.
Wymienione są tam między innymi:
towary spożywcze (na przykład kawa, wyroby cukiernicze niezawierające kakao, sosy)
towary zwykle używane w rolnictwie (na przykład drzewa żywe, bulwy, korzenie, nasiona, ziarna, ziemia ogrodnicza)
towary związane z ochroną zdrowia (na przykład wyroby medyczne, produkty lecznicze, środki odkażające o właściwościach bakteriobójczych, grzybobójczych i wirusobójczych)
niektóre usługi (na przykład usługi taksówek, weterynaryjne, fryzjerskie).
Ponadto stawką 8% VAT opodatkowane są dostawa budynków i lokali mieszkalnych oraz określone usługi budowlane ich dotyczące).
2. W załączniku nr 10 do ustawy o VAT znajduje się wykaz towarów i usług opodatkowanych obniżoną stawką podatku w wysokości 5%.
Wymienione są tam między innymi:
towary spożywcze (na przykład mięso, produkty mleczarskie, maślanki, kefiry, jajka, ryby i skorupiaki, warzywa, owoce, lody, orzechy, zboża, nasiona, ziarna, tłuszcze, oleje, zupy, buliony)
inne towary (na przykład książki, podpaski, pieluchy, smoczki dla dzieci, foteliki do przewożenia dzieci).
Podatników VAT można podzielić na dwie grupy:
podatnik VAT czynny to ten, który płaci podatek
podatnik VAT zwolniony to ten, który korzysta ze zwolnienia podmiotowego (ze względu na niski limit sprzedaży art. 113 ust. 1 ustawy o VAT) lub ze zwolnienia przedmiotowego (dokonuje wyłącznie sprzedaży zwolnionej z VAT na podstawie art. 43 ust. 1 ustawy o VAT).
Wykaz podmiotów zarejestrowanych jako podatnicy VAT, czyli tak zwaną Białą listę, prowadzi szef Krajowej Administracji Skarbowej. Jest to podstawowe narzędzie weryfikacji kontrahentów.
1.1. Zwolnienie z VAT podmiotowe
Możesz skorzystać ze zwolnienia podmiotowego z VAT w sytuacji, gdy twoje przychody (wartość sprzedaży) nie przekroczyły w poprzednim roku określonego limitu. (limit ustalany jest przez Ministerstwo Finansów w 2025 roku limitu wynosi 200 tys. zł)
Ważne! Do limitu sprzedaży nie wlicza się:
WSTO, która nie podlega opodatkowaniu VAT w Polsce, czyli sprzedaż wysyłkowa na odległość towarów to dostawa towarów z jednego kraju UE do innego kraju UE w szczególności na rzecz osób prywatnych, unijnych konsumentów B2C. (Przy zastosowaniu systemu VAT OSS)
SOTI, która nie podlega opodatkowaniu VAT w Polsce, czyli sprzedaż wysyłkowa na odległość towarów importowanych, to dostawa towarów z terytorium państwa trzeciego do nabywcy na terytorium państwa członkowskiego. Dostawa jest dokonywana w szczególności na rzecz osób prywatnych, unijnych konsumentów B2C itp. (Przy zastosowaniu procedury IOSS)
sprzedaży towarów i usług, zwolnionych przedmiotowo z VAT
sprzedaży towarów, które są zaliczane do środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych podlegających amortyzacji.
Od 2025 roku WDT wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów
Jeśli rozpoczynasz działalność w trakcie roku, nie musisz rejestrować się do VAT, gdy przewidywana wartość sprzedaży nie przekroczy limitu - proporcjonalnie do liczby dni prowadzenia działalności. By obliczyć proporcję: mnożysz liczbę dni od rozpoczęcia działalności do końca roku przez obowiązujący limit VAT a otrzymaną wartość dzielisz przez liczbę dni w roku.
1.2. Kiedy nie przysługuje zwolnienie podmiotowe
Musisz płacić VAT od początku prowadzenia działalności gospodarczej, niezależnie od wysokości przychodów, jeśli zajmujesz się sprzedażą towarów lub usług wymienionych w ustawie o VAT. W takim przypadku musisz rozliczać VAT nawet wtedy, gdy nie przekroczysz limitu sprzedaży.
Zwolnienie z VAT podmiotowe nie przysługuje, jeśli między innymi:
1) sprzedajesz:
a) towarów wymienionych w załączniku nr 12 do ustawy o VAT, (np. złom, metale szlachetne, wyroby jubilerskie, antyki)
b) towarów opodatkowanych podatkiem akcyzowym, w rozumieniu przepisów o podatku akcyzowym, z wyjątkiem:
energii elektrycznej (CN 2716.00.00),
wyrobów tytoniowych,
samochodów osobowych, zaliczanych przez podatnika, na podstawie przepisów o podatku dochodowym, do środków trwałych podlegających amortyzacji,
c) budynków, budowli lub ich części, w przypadkach, o których mowa w art. 43 ust. 1 pkt 10 lit. a) i lit. b),
d) terenów budowlanych,
e) nowych środków transportu,
f) towarów, w związku z zawarciem umowy na odległość tzn. sprzedaż przez internet towarów takich jak:
preparaty kosmetyczne i toaletowe (PKWiU 20.42.1),
komputery, wyroby elektroniczne i optyczne (26),
urządzenia elektryczne (27),
maszyny i urządzenia, gdzie indziej niesklasyfikowane (28),
g) hurtowych i detalicznych części i akcesoriów do:
pojazdów samochodowych, z wyłączeniem motocykli (PKWiU 45.3),
motocykli (ex 45.4),
2) świadczysz usługi:
a) prawnicze,
b) w zakresie doradztwa, z wyjątkiem doradztwa rolniczego związanego z uprawą i hodowlą roślin oraz chowem i hodowlą zwierząt, a także związanego ze sporządzaniem planu zagospodarowania i modernizacji gospodarstwa rolnego,
c) jubilerskie,
d) ściągania długów, w tym faktoringu,
Od dnia 1 stycznia 2025 r. zwolnienie podmiotowe z VAT będzie przysługiwać:
Zwolnienie to nie będzie natomiast przysługiwać podatnikom posiadającym siedzibę działalności w państwach trzecich, co wynika z nieujęcia ich w art. 113 ani art. 113a ustawy o VAT.
2. Zwolnienie z VAT przedmiotowe
Jesteś zwolniony z VAT, niezależnie od wysokości obrotów, jeśli świadczysz usługi lub sprzedajesz towary wymienione w art. 43 ust. 1 ustawy VAT. Korzystasz wówczas ze zwolnienia przedmiotowego (ze względu na przedmiot działalności).
Zwolnienie przysługuje tylko, gdy świadczysz wyłącznie takie usługi jak - między innymi:
usługi w zakresie opieki medycznej, służące profilaktyce, zachowaniu, ratowaniu, przywracaniu i poprawie zdrowia – jeśli jesteś lekarzem, lekarzem dentystą, pielęgniarką, położną lub psychologiem
usługi prywatnego nauczania na poziomie przedszkolnym, podstawowym, ponadpodstawowym i wyższym – jeśli jesteś nauczycielem. Usługi nauczania języków obcych
usługi finansowe, w tym: zarządzania funduszami inwestycyjnymi; ubezpieczeniowe; w zakresie udzielania poręczeń, gwarancji oraz innych zabezpieczeń transakcji; udzielanie kredytów i pożyczek, których przedmiotem są instrumenty finansowe.
VAT dobrowolny
Możesz zrezygnować ze zwolnienia z VAT w dowolnym momencie i płacić VAT dobrowolnie. Taki krok może być opłacalny, jeśli planujesz większe zakupy inwestycyjne i chcesz odliczyć VAT naliczony.
Jeżeli dobrowolnie zrezygnujesz ze zwolnienia z VAT albo utracisz po przekroczeniu limitu obrotów, możesz powrócić do zwolnienia nie wcześniej, niż po upływie roku (licząc od końca roku, w którym utraciłeś prawo do zwolnienia lub zrezygnowałeś z tego zwolnienia).
Pamiętaj musisz zawiadomić Urząd Skarbowy przed początkiem okresu (miesiąca albo kwartału), w którym rezygnujesz ze zwolnienia. Jeżeli dopiero rozpoczynasz działalność, musisz złożyć zawiadomienie przed wykonaniem pierwszej czynności opodatkowanej.
Jeżeli wartość sprzedaży zwolnionej od podatku przekroczy kwotę limitu, zwolnienie traci moc począwszy od czynności, którą przekroczono tę kwotę. Opodatkowaniu podlega cała transakcja, która spowodowała przekroczenie limitu, tzn. faktura sprzedaży która spowodowała przekroczenie limitu jest cała oVATowana (opodatkowaniu podatkiem VAT) i przed dokonaniem sprzedaży (wystawieniem faktury) firma powinna złożyć zgłoszenie rejestracyjne VAT-R i zarejestrować się jako podatnik VAT czynny.
Deklaracja VAT-UE
Obowiązek składania deklaracji VAT dotyczy przedsiębiorców zgłoszonych do VAT, tzn. czynnych podatników VAT. Jeśli jesteś podatnikiem VAT-UE i dokonujesz transakcji wewnątrzwspólnotowych (transakcji Unijnych), czyli sprzedajesz i/lub kupujesz do/z Unii Europejskiej, to poza deklaracjami VAT, masz obowiązek składania w formie elektronicznej informacji VAT-UE.
Nawet podatnik zwolniony z VAT ma obowiązek zgłosić się do VAT-UE, jeśli:
1. Importuje usługi
Przy imporcie usług trzeba zarejestrować się do VAT-UE przed pierwszą transakcją. Przedsiębiorca nie staje się jednak czynnym podatnikiem VAT (zostaje wpisany do bazy przedsiębiorców dokonujących transakcji wewnątrzwspólnotowych), jednak ma obowiązek składania deklaracji VAT-9M i zapłaty podatku VAT-9M.
Deklarację VAT-9M to deklaracja przeznaczona dla podatników innych niż podatnicy VAT czynni (czyli NieVATowców) zarejestrowanych jako podatnicy VAT UE, dokonujących importu usług.
2. Nabywa towary z Unii Europejskiej (WNT)
Jeśli całkowita wartość wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów (WNT) na terytorium kraju przekroczy w ciągu roku 50000 zł, to podatnik musi dokonać rejestracji VAT-UE. Przedsiębiorca nie staje się jednak czynnym podatnikiem VAT (zostaje wpisany do bazy przedsiębiorców dokonujących transakcji wewnątrzwspólnotowych). Podatnik ma obowiązek składania deklaracji VAT-8 i zapłaty podatku VAT-8, oraz składania deklaracji podsumowującej VAT-UE.
Deklarację VAT-8 to deklaracja przeznaczona dla podatników innych niż podatnicy VAT czynni (czyli NieVATowców) zarejestrowanych jako podatnicy VAT UE, dokonujących wewnątrzwspólnotowych nabyć towarów.
W deklaracji wykazuje się oprócz WNT import usług i tym samym po zgłoszeniu VAT-UE WNT już nie składa się VAT-9M.
Zobowiązania podatkowe wpłaca przedsiębiorca na indywidualny mikrorachunek podatkowy.
MPP - mechanizm podzielonej płatności
W rozliczeniach z kontrahentami musisz zastosować mechanizm podzielonej płatności, czyli split payment, jeśli spełniasz łącznie trzy warunki:
należność ogółem, która wynika z faktury (wartość brutto całej faktury), przekracza 15 tys. zł
choćby jedna pozycja na fakturze dotyczy towarów lub usług wrażliwych (określonych w załączniku nr 15 do ustawy o VAT)
sprzedawca i nabywca są podatnikami VAT.
Trzeba pamiętać, że każda transakcja B2B powyżej 15 tys zł wymaga zapłaty przelewem, ale nie wszystkie z MPP.
Jeśli sprzedajesz towary objęte obowiązkowym MPP, na fakturze umieść adnotację „mechanizm podzielonej płatności”. W przypadku kiedy twój kontrahent zapłaci w MPP podatek VAT z faktury trafi na twoje konto VAT.
Rozliczenie małego podatnika VAT
Mały podatnik VAT to przedsiębiorca, u którego wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym kwoty odpowiadającej równowartości 2 mln euro.
Inny limit obowiązuje przedsiębiorcę prowadzącego między innymi przedsiębiorstwo maklerskie lub zarządzającego funduszami inwestycyjnymi. Jest małym podatnikiem, jeśli jego kwota prowizji lub innych postaci wynagrodzenia (wraz z kwotą podatku) nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym równowartości 45 tys. euro.
Mały podatnik może korzystać z przywilejów, które nie przysługują większym podmiotom. Ma prawo wybrać:
rozliczenie VAT kasowe
rozliczenie VAT kwartalne, zamiast miesięcznego.
Jeśli wybierzesz metodę kasową, musisz też rozliczać VAT kwartalnie. Wyjątkiem jest okres pierwszych 12 miesięcy od daty rejestracji do VAT, kiedy musisz rozliczać VAT miesięcznie.
Jeśli wybierzesz rozliczenie kwartalne, nie musisz stosować metody kasowej.
Metoda kasowa - na czym polega i kto może ją stosować
Metoda kasowa polega na tym, że jeżeli sprzedajesz towar lub świadczysz usługę innemu przedsiębiorcy, VAT płacisz dopiero, gdy sam otrzymasz zapłatę za fakturę. Jeżeli sprzedajesz towar lub świadczysz usługę firmie zwolnionej z VAT lub osobie nieprowadzącej działalności, musisz zapłacić VAT w momencie otrzymania zapłaty, nie później jak po upływie 180 dni od dnia wydania towaru lub wykonania usługi. Ta sama zasada dotyczy faktur zakupowych, a więc podatek naliczony można odliczyć w faktycznej dacie zapłaty za fakturę.
Wybór metody kasowej musisz zgłosić naczelnikowi urzędu skarbowego do końca miesiąca poprzedzającego okres, w którym zaczniesz rozliczać się kasowo. Zrezygnować z metody kasowej możesz dopiero po upływie 12 miesięcy jej stosowania.
Czym jest sprzedaż mieszana i jak ją rozliczyć
VAT możesz odliczać tylko od tych zakupów, które służy czynnościom opodatkowanym (są związane ze sprzedażą opodatkowaną).
Jeśli prowadzisz tzw. sprzedaż mieszaną, powinieneś dzielić wydatki związane z działalnością gospodarczą na:
zakupy związane tylko ze sprzedażą zwolnioną – nie pozwalają rozliczać VAT
zakupy związane tylko ze sprzedażą opodatkowaną – dają możliwość standardowego rozliczenia VAT
zakupy, które mogą służyć obu rodzajom sprzedaży – nie da się ich jednoznacznie przypisać do działalności opodatkowanej lub zwolnionej
Jeśli nie jest możliwe wyodrębnienie kwot związanych ze sprzedażą opodatkowaną i nieopodatkowaną, musisz obliczyć współczynnik proporcji:
podziel roczny obrót z tytułu wykonywania czynności opodatkowanych przez roczny obrót całkowity (czynności opodatkowane jak i zwolnione z VAT). Wartości te ustalasz na podstawie danych z poprzedniego roku.
Jeśli dopiero rozpoczynasz działalność, ustal proporcję na podstawie własnego szacunku. Zastosowany współczynnik należy uzgodnić z urzędem skarbowym
Po zakończeniu roku podatkowego, może się okazać, że rzeczywista proporcja jest inna niż, ta którą stosowałeś w rozliczeniu (czyli obliczona za rok wcześniejszy). Powinieneś obliczyć sprzedaż według rzeczywistego współczynnika i zrobić korektę podatku naliczonego.
Korekty dokonuje się jednorazowo w deklaracji VAT-7/VAT-7K za pierwszy miesiąc roku lub pierwszy kwartał (dla podatników rozliczających się kwartalnie).
Jak korygować deklaracje
Jeśli popełniłeś błąd w deklaracji VAT (VAT-7, VAT-7K,VAT-UE,VAT-27, VAT-9M, VAT-8), powinieneś go jak najszybciej skorygować. Robisz to na tym samym formularzu, na którym składana była deklaracja, zaznaczając kwadrat: korekta deklaracji.
Jeśli w wyniku korekty okazuje się, że urząd ma zwrócić VAT na twój rachunek bankowy, termin zwrotu liczony jest od momentu złożenia korekty.
Jeśli korekta pokazuje powstanie niedopłaty, zapłacisz zaległość z odsetkami za zwłokę. Oblicza się je od pierwotnego terminu, w którym podatek powinien zostać zapłacony, aż do dnia faktycznej zapłaty.
Wysokość odsetek do zapłaty wylicza się według wzoru:
(kwota zaległości x liczba dni zwłoki x stopa odsetek za zwłokę) /365.
To tylko wybrane zagadnienia w temacie - wiele więcej można napisać o VAT ;)